ABSTRAK

Kantor Perwakilan Bank Indonesia di Provinsi Sulawesi Utara merupakan lembaga negara yang bertugas untuk mengatur dan menjaga stabilitas keuangan di daerah tempat Kantor Perwakilan Bank Indonesia tersebut berada dan menjadi miniatur dari Kantor Bank Indonesia Pusat.
Salah satu proses kerja yang ada pada salah satu lembaga negara ini adalah menerima dokumen masuk dari pihak internal dan eksternal dan mencatatnya pada Daftar Dokumen Masuk, kemudian diserahkan kepada setiap unit kerja yang ada berdasarkan maksud tujuan surat serta disposisi dari pimpinan maupun wakil pimpinan untuk diproses atau diolah oleh setiap unit penerima berdasarkan fungsi dan tugas dari setiap unit satuan kerja. Setelah diproses atau dikelola, maka dokumen-dokumen tersebut wajib untuk diarsip oleh setiap unit pengola atau unit kerja yang mengurusi setiap dokumen tersebut.
Proses pengelolaan dokumen masuk hingga menjadi arsip yang bersifat manual dianggap kurang efektif, sehingga perlu adanya perubahan dalam pelaksanaannya, seperti proses pencatatan dokumen masuk yang masih manual sehingga sangat sulit untuk mengklasifikasikan dokumen berdasarkan pengirim atau tujuan/maksud surat. Proses pengindeksan juga masih manual, dimana untuk mencari indeks arsip, pegawai harus mencari-cari indeks yang dimaksud pada sebuah buku sehingga sangat memakan waktu. Pada proses penyerahan surat yang kadang kalanya tidak disampaikan dengan tepat waktu atau tidak secara sengaja dihilangkan oleh pegawai yang bertugas untuk mengantarkan surat.
Untuk itulah perlu adanya perubahan-perubahan pada tahapan proses pengelolaan dokumen masuk yang masih bersifat manual sehingga mempermudah proses pengelolaan dokumen yang masuk hingga menjadi arsip serta meminimalisasikan adanya kemungkinan terjadinya human error dalam proses pencatatan dokumen masuk dan pengarsipan dokumen yang telah di proses.
Kata Kunci: Aplikasi, Pencatatan, Dokumen Masuk, Pengarsipan, Pencarian Arsip.